বিক্রয় বিন্দু সেবা বা পয়েন্ট অফ সেল সার্ভিস [ Point-of-Sale Services ]

বিক্রয় বিন্দু সেবা বা পয়েন্ট অফ সেল সার্ভিস (POS) হলো একটি আধুনিক আর্থিক সেবা ব্যবস্থা, যার মাধ্যমে ব্যাংক ও অন্যান্য আর্থিক প্রতিষ্ঠান তাদের গ্রাহকদের সুবিধাজনক স্থানে দ্রুত ও নিরাপদভাবে সেবা প্রদান করে থাকে। এই পদ্ধতিতে পণ্য বা সেবার মূল্য পরিশোধের সাথে সাথেই বিক্রেতার এবং গ্রাহকের হিসাব যথাক্রমে ক্রেডিট ও ডেবিট করা হয়, ফলে লেনদেনের স্বচ্ছতা ও কার্যকারিতা নিশ্চিত হয়।

বিক্রয় বিন্দু সেবা [ Point-of-Sale Services ]

POS সেবার মাধ্যমে সম্পাদিত লেনদেনের ধরণসমূহ

POS সিস্টেম বিভিন্ন ধরনের সেবা প্রদানের মাধ্যমে লেনদেন সম্পন্ন করে, যার মধ্যে প্রধান কিছু হলো:

১) চেক যাচাই ও নিশ্চয়তা প্রদান (Check Verification Guarantee)

যখন কোনো গ্রাহক পণ্য বা সেবার মূল্য পরিশোধের জন্য বিক্রেতার কাছে চেক উপস্থাপন করেন, তখন বিক্রেতার পক্ষে সেই চেক গ্রহণের আগে বিভিন্ন ঝুঁকি বিবেচনা করা প্রয়োজন। যেমন, চেকটি নিষ্ক্রিয় হিসাব থেকে জারি করা হয়নি কি না, যথেষ্ট ব্যালেন্স আছে কি না ইত্যাদি।

যে কোনো ব্যবসায়ীর জন্য চেক ফেরত আসার ঝুঁকি এবং ক্যাশিংয়ের অতিরিক্ত খরচ একটি বড় সমস্যা। যুক্তরাষ্ট্রের আটলান্টায় করা এক গবেষণায় দেখা গেছে, যদি চেকগুলো কম্পিউটারাইজড পদ্ধতিতে যাচাই করা হয়, তাহলে চেক অমর্যাদা হওয়ার হার প্রায় দুই-তৃতীয়াংশ কমে যায়। তাই POS সিস্টেম ব্যবসায়ীদের জন্য চেক যাচাইয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

২) ক্রেডিট কার্ড অনুমোদন (Credit Card Authorization)

গ্রাহকের উপস্থাপিত ক্রেডিট কার্ড গ্রহণের পূর্বে বিক্রেতাকে নিশ্চিত হতে হয় যে কার্ডটি হারানো, চুরি হওয়া বা অবৈধভাবে ব্যবহৃত হয়নি। এছাড়াও, নির্দিষ্ট পরিমাণের (Floor limit) উপরে লেনদেনের ক্ষেত্রে বিক্রেতাকে কার্ড ইস্যুকারী ব্যাংকের অনুমোদন নিতে হয়।

অর্থনৈতিক প্রতিষ্ঠানগুলো ব্যবসায়ীদের একটি লাইসেন্স প্রদান করে, যার সাথে লেনদেনের অনুমোদন প্রক্রিয়া যুক্ত থাকে। ব্যবসায়ীরা সরাসরি কার্ড ইস্যুকারী প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করে লেনদেন অনুমোদন নিতে পারে অথবা Service Bureau ও ক্রেডিট কার্ড অ্যাসোসিয়েশনগুলোর মাধ্যমে অনলাইন প্রক্রিয়ায় দ্রুত অনুমোদন লাভ করতে পারে।

সর্বাধুনিক POS সিস্টেমে কার্ড-চালিত টার্মিনাল ব্যবহার করে অনলাইন কম্পিউটারের মাধ্যমে লেনদেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত হয়, যা নিরাপদ ও দ্রুত লেনদেন নিশ্চিত করে।

৩) ডেবিট কার্ড সেবা (Debit Card Service under POS)

ডেবিট কার্ডের মাধ্যমে গ্রাহক সরাসরি নিজের ব্যাংক হিসাব থেকে টাকা কেটে পণ্য বা সেবার মূল্য পরিশোধ করতে পারেন। একই সময়ে বিক্রেতার হিসাব ক্রেডিট হয়।

টাকা স্থানান্তরের দুটি পদ্ধতি রয়েছে:

• বিক্রয় ড্রাফট তৈরি: বিক্রেতা একটি বিক্রয় ড্রাফট তৈরি করেন যা ক্রেডিট কার্ডের মত কাজ করে। পরবর্তীতে ব্যাংকিং প্রক্রিয়ার মাধ্যমে এই ড্রাফটের মাধ্যমে কার্ড মালিকের হিসাব থেকে টাকা কেটে বিক্রেতার হিসাবে জমা হয়।
• অনলাইন লেনদেন: বিক্রয় বিন্দু সেবা টার্মিনাল থেকে সরাসরি অনলাইনে লেনদেন সম্পন্ন হয়, যেখানে সংশ্লিষ্ট গ্রাহক, আর্থিক প্রতিষ্ঠান এবং বিক্রেতার হিসাব অনুযায়ী ডেবিট ও ক্রেডিট হয়।

বিক্রয় বিন্দু সেবা পরিচালনায় ব্যবহৃত প্রধান উপাদানসমূহ

• বিক্রয় বিন্দু সেবা টার্মিনাল (POS Terminals): যেখানে লেনদেনের তথ্য ইনপুট এবং প্রক্রিয়াকরণ হয়।
• টার্মিনাল নিয়ন্ত্রণ কেন্দ্র (Concentrator Terminals): যেগুলো একাধিক POS টার্মিনাল থেকে তথ্য সংগ্রহ ও নিয়ন্ত্রণ করে।
• সুইচিং কেন্দ্র (Switching Center): যেখানে লেনদেনের অনুমোদন ও তথ্য আদান-প্রদান হয় বিভিন্ন আর্থিক প্রতিষ্ঠানের সাথে।
• ব্যাংক কম্পিউটার সিস্টেম (Bank Computer Systems): যা লেনদেনের সার্বিক ব্যবস্থাপনা ও হিসাব নিকাশ সম্পন্ন করে।

চেক স্তপ পরিষ্কার করণ [ Cheque Truncation ]

চেক স্তপ পরিষ্কারকরণ হলো এমন একটি আধুনিক সেবা প্রক্রিয়া, যেখানে আর্থিক প্রতিষ্ঠান গ্রাহককে বাতিলকৃত চেকগুলো সরাসরি ফেরত না দিয়ে, সেগুলো সংরক্ষণ করে এবং গ্রাহককে মাসিক বিবরণীর মাধ্যমে বাতিলকৃত চেকের বিস্তারিত তথ্য প্রদান করে।

এই প্রক্রিয়ায়, আর্থিক প্রতিষ্ঠান গ্রাহকের বাতিলকৃত চেকগুলো সাধারণত নির্দিষ্ট সময়কাল (সাধারণত ৯০ দিন) পর্যন্ত সংরক্ষণ করে রাখে। গ্রাহক এই সময়ের মধ্যে তার নিজস্ব রেকর্ড ও আর্থিক প্রতিষ্ঠান কর্তৃক প্রদত্ত মাসিক বিবরণীর মধ্যে যদি কোনো অসংগতি বা পার্থক্য দেখতে পান, তাহলে তিনি সংশ্লিষ্ট আর্থিক প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগাযোগ করে তার হিসাব সমন্বয় বা সংশোধন করতে পারেন।

নির্দিষ্ট সংরক্ষণ সময় শেষ হওয়ার পর, বাতিলকৃত চেকগুলোর আসল কাগজপত্র নিশ্চিহ্ন করে দেওয়া হয় এবং এর পরিবর্তে সেগুলোর মাইক্রোফিল্ম (Microfilm) কপি সংরক্ষণ করা হয়। এই মাইক্রোফিল্ম কপি সংরক্ষণ করার উদ্দেশ্য হলো, ভবিষ্যতে যদি গ্রাহক কোনো অনুসন্ধান বা জিজ্ঞাসা করেন, তবে তাকে তার চেকের সঠিক ছবি বা তথ্য সরবরাহ করা যায়।

মাইক্রোফিল্ম কপিগুলো দেশের প্রযোজ্য আইন অনুযায়ী একটি নির্দিষ্ট সময় (যেমন যুক্তরাষ্ট্রে সাধারণত সাত বছর) পর্যন্ত সংরক্ষণ করা হয়।

একটি পয়েন্ট অফ সেল (POS) ব্যবস্থা মূলত একটি কম্পিউটারভিত্তিক সিস্টেম, যেখানে POS সফটওয়্যার ইন্সটল করা হয়, একটি নির্দিষ্ট টার্মিনাল থাকে এবং তার সঙ্গে সংযুক্ত বিভিন্ন যন্ত্রাংশ অন্তর্ভুক্ত থাকে। তবে, এই উপাদানগুলো আপনার ব্যবসার ধরণ ও প্রয়োজন অনুযায়ী পরিবর্তিত হতে পারে। চলুন, POS ব্যবস্থার প্রধান উপাদানগুলো বিস্তারিতভাবে দেখে নিই:

১. পিওএস মনিটর

POS মনিটরটি সেই পর্দা, যেখানে নিয়ন্ত্রণকারী (যেমন—বিপণী কেন্দ্রের ক্যাশিয়ার, বিউটি পার্লারের রক্ষণাবেক্ষণকারী বা রেস্টুরেন্টের ওয়েটার) গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দেখতে পান এবং লেনদেন পরিচালনা করেন।

২. ফিসকাল রেজিস্ট্রার

এটি একটি প্রিন্টার ও আর্থিক মেমোরির কাজ করে। ফিসকাল রেজিস্ট্রারটি চেক, বিভিন্ন রিপোর্ট, দোকানের বিক্রয় তথ্য এবং অন্যান্য আর্থিক নথি প্রিন্ট করে।

৩. পিওএস কীবোর্ড

POS কীবোর্ডের মাধ্যমে তথ্য প্রবেশ করানো হয় এবং প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণ নির্দেশ দেওয়া হয়। অধিকাংশ POS কীবোর্ডেই অন্তর্নির্মিত কার্ড রিডার থাকে, যা পেমেন্ট গ্রহণে সহায়তা করে।

৪. গ্রাহক স্ক্রীন

এটি ক্রেতাদের জন্য বিশেষ একটি পর্দা, যেখানে তাদের প্রদেয় টাকার পরিমাণ বা অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদর্শিত হয়।

৫. বারকোড স্ক্যানার

বারকোড স্ক্যানার দ্রুত পণ্যের কোড পড়ে এবং তা থেকে মৌলিক তথ্য সংগ্রহ করে, ফলে লেনদেন দ্রুত ও সঠিক হয়।

৬. ক্যাশ বক্স বা নগদ বাক্স

নগদ বাক্স নিরাপদে সকল নগদ অর্থ সংরক্ষণে ব্যবহৃত হয়, যা ক্যাশিয়ার নিয়ন্ত্রণে থাকে।

৭. ব্যাংক কার্ড রিডার

ব্যাংক কার্ড রিডার POS ব্যবস্থায় ব্যাংক কার্ডের মাধ্যমে পেমেন্ট গ্রহণের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি লেনদেনের প্রক্রিয়াকে সহজ, নিরাপদ এবং দ্রুত করে।

একটি পয়েন্ট অফ সেল (POS) ব্যবস্থার প্রধান কাজসমূহ

একটি পয়েন্ট অফ সেল (POS) ব্যবস্থার মূল কাজগুলো সাধারণত নিম্নরূপ:

১। বারকোডের মাধ্যমে পণ্য সনাক্তকরণ

ক্যাশিয়ার বা সেবাদানকারীর জন্য প্রতিটি পণ্য মাথায় রাখা প্রয়োজন হয় না। তারা কেবল পণ্যের বারকোড স্ক্যান করবেন, আর তাৎক্ষণিকভাবে পণ্যের সব প্রয়োজনীয় তথ্য সিস্টেমে প্রদর্শিত হবে। এর ফলে বিক্রয়ের কাজ দ্রুত ও সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়।

২। স্বয়ংক্রিয় মূল্য নির্ধারণ ও পরিশোধ

একটি আধুনিক POS ব্যবস্থা পণ্যের মূল্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারণ করে এবং গ্রাহকের কাছ থেকে টাকা সংগ্রহের প্রক্রিয়াটি সহজ ও ত্রুটিমুক্ত করে। ডিপার্টমেন্টাল স্টোর, রেস্তোরাঁ, গ্যাস স্টেশন বা অন্যান্য ব্যবসায় এ কাজটি অপরিহার্য।

৩। ইনভেন্টরি ব্যালান্স নিয়ন্ত্রণ

POS সফটওয়্যার দোকান ও গুদামের পণ্যের স্টক স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব রাখে। এটি বিক্রেতাদের জানান দেয় কোন পণ্যের স্টক কমে এসেছে এবং নতুন অর্ডার দেওয়ার প্রয়োজন রয়েছে কিনা।

৪। মূল্যহ্রাস, ছাড় এবং বিশ্বস্ততা প্রোগ্রাম ব্যবস্থাপনা

POS সিস্টেম মূল্যহ্রাস বা ছাড় এবং গ্রাহক বিশ্বস্ততা প্রোগ্রামগুলো সংক্রান্ত সকল তথ্য সঠিকভাবে সংরক্ষণ করে। ফলে ব্যবসায়ীরা সহজেই এসব প্রোগ্রাম চালানো ও পরিচালনা করতে পারেন।

৫। কর্মীদের কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ

যে কর্মীরা POS ব্যবস্থায় কাজ করবেন, তাদের অনুমোদন প্রয়োজন হয়। এর মাধ্যমে কর্তৃপক্ষ কর্মীদের কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ এবং নিয়ন্ত্রণ করতে সক্ষম হয়।

৬। বিস্তারিত প্রতিবেদন প্রস্তুত

POS সিস্টেম থেকে সহজেই কোম্পানির বিক্রয়, স্টক, কর্মীদের কার্যক্রমসহ বিভিন্ন পরিসংখ্যান সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করা যায়। এতে অন্তর্নির্মিত টেমপ্লেট থাকার পাশাপাশি প্রয়োজনমতো কাস্টমাইজেশনও সম্ভব।

৭। সরল তথ্য ব্যবস্থাপনা

POS ব্যবস্থার মাধ্যমে পণ্যের মূল্য, উপকরণ এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য সহজেই পরিবর্তন ও হালনাগাদ করা যায়।

১. ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা

আপনার পণ্য ও স্টকের সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণের জন্য নিম্নলিখিত ফিচারগুলো থাকা জরুরি:

• স্টক সতর্কতা (Stock Alerts)

• স্টক স্তর নিয়ন্ত্রণ (Stock Levels)

• পণ্যের গুণাবলী, বিকল্প, সংশোধক ও বিবিধ বিষয়াবলী

• পণ্য শ্রেণীবিন্যাস (Product Categorization)

• পণ্য ও বারকোড সনাক্তকরণ (Product & Barcode Identification)

• সরবরাহকারী সমন্বয় (Supplier Coordination)

• পণ্য ইমপোর্ট সুবিধা (Product Import)

• ই-কমার্স প্ল্যাটফর্মের সঙ্গে সমন্বয় (E-commerce Integration)

২. মূল্য পরিশোধ বিকল্পসমূহ

বিভিন্ন ধরনের মূল্য পরিশোধের সুবিধা থাকা উচিত, যেমন:

• নগদ (Cash)

• কার্ড মূল্য পরিশোধ (Card Payments)

• অন্যান্য বিকল্প যেমন মোবাইল পেমেন্ট, ওয়ালেট ইত্যাদি

• বিভক্ত টেন্ডার বা বিল পরিশোধ (Split Tender/Bill)

• ফেরত ব্যবস্থা (Refund)

• স্বচ্ছ ও সঠিক রশিদ প্রদান

• কোনো গোপন বা অতিরিক্ত ব্যয় ও বিক্রয় না থাকা

৩. কর্মী ব্যবস্থাপনা

কর্মীদের কার্যক্রম ও অনুমতি নিয়ন্ত্রণের জন্য প্রয়োজনীয় ফিচারসমূহ:

• প্রশাসনিক অ্যাকাউন্ট (Admin Accounts)

• ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট ও লগইন ব্যবস্থা

• কর্মীদের ভূমিকা ও অনুমতির নিয়ন্ত্রণ

• মজুরি ও সময়শীট ব্যবস্থাপনা

• প্রশিক্ষণ মোড

• কর্মী সম্পর্কিত বিশদ প্রতিবেদন

৪. বিশ্লেষণ এবং প্রতিবেদন

ব্যবসার অগ্রগতি ও ফলাফল পর্যবেক্ষণের জন্য নিম্নলিখিত অপশনগুলো থাকা উচিত:

• এক্সপোর্টযোগ্য প্রতিবেদন (CSV, Excel)

• দৈনিক বিক্রয় প্রতিবেদন

• কাস্টম প্রতিবেদন তৈরির সুযোগ

• বিক্রয় বিশ্লেষণ

• কর এবং মূল্য সংযোজন করের হিসাব

• হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সঙ্গে সমন্বয়

৫. বিশ্বস্ততা নীতি ও গ্রাহক ব্যবস্থাপনা

গ্রাহকদের সন্তুষ্টি নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় ফিচার:

• গ্রাহক বিশ্লেষণ ও প্রোফাইল তৈরি

• ব্যক্তিগত সুবিধা, অফার ও ক্যাম্পেইন

• অনলাইন মার্কেটিং সমন্বয়

• স্টোর ক্রেডিট ব্যবস্থাপনা

৬. রেস্তোরাঁর জন্য POS বৈশিষ্ট্য

যদি আপনি রেস্তোরাঁ পরিচালনা করেন, তাহলে নিম্নলিখিত ফিচারগুলো জরুরি:

• টেবিল ব্যবস্থাপনা

• মেনু ও কোর্স নিয়ন্ত্রণ

• রান্নাঘর, রিসেপশন ও ক্যাশ রেজিস্টারের সঙ্গে সংযোগ

• উপকরণ খোঁজ ও ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা

• সার্ভিস চার্জ ও টিপিং ব্যবস্থাপনা

৭. অবস্থান ব্যবস্থাপনা

একাধিক শাখা বা অবস্থান থাকলে প্রয়োজনীয় ফিচার:

• ক্যাশ রেজিস্টার বা টিলস্ পরিচালনা

• একাধিক অবস্থান থেকে পরিচালনা ও বিশ্লেষণ

• স্টক স্থানান্তর ব্যবস্থা

৮. চেকআউট প্রক্রিয়া

দ্রুত এবং সঠিক বিক্রয় সম্পাদনের জন্য:

• কর্ম এবং মেনু শর্টকাট

• প্রচার ও ডিসকাউন্ট ব্যবস্থাপনা

• সুবিধাজনক পণ্য অনুসন্ধান

• বিক্রয় প্রম্পটস্ ও বিজ্ঞপ্তি

৯. ইন্টারনেট ও হার্ডওয়্যার সামঞ্জস্যতা

পয়েন্ট অফ সেল ব্যবস্থার প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্য:

• অফলাইন মোড সুবিধা

• বিভিন্ন অপারেটিং সিস্টেমের সঙ্গে সামঞ্জস্য

• অন্যান্য POS যন্ত্রাংশের সমর্থন

১০. ইনভয়েস ও বিলিং

ব্যবসার আর্থিক লেনদেনের স্বচ্ছতা ও সঠিকতার জন্য:

• ইনভয়েস তৈরি ও বিলিং ব্যবস্থা সহজ ও দ্রুত

১১. কর্মচারী সময়সূচী

কর্মীদের শিফট এবং সময়সূচী ব্যবস্থাপনা যাতে কার্যক্রমে ত্রুটি না ঘটে।

আমাদের এই পয়েন্ট অফ সেল ব্যবস্থার বিস্তারিত গাইডটি পড়ে আপনি নিশ্চয়ই পিওএস সিস্টেমের মূল দিকগুলো সম্পর্কে স্পষ্ট ও গভীর ধারণা লাভ করেছেন। পিওএস শুধু বিক্রয় প্রক্রিয়া সহজতর করে না, বরং ব্যবসার ইনভেন্টরি, লেনদেন, গ্রাহক ব্যবস্থাপনা ও রিপোর্টিং এর কার্যকারিতাও উন্নত করে। তাই, আপনার ব্যবসার ধরন, আকার ও প্রয়োজন অনুসারে সর্বোত্তম পিওএস ব্যবস্থা বেছে নিন এবং এর বিভিন্ন সুবিধাকে দক্ষতার সঙ্গে কাজে লাগান। সঠিক পিওএস সিস্টেমের ব্যবহার আপনার ব্যবসাকে নতুন উচ্চতায় নিয়ে যাবে এবং আপনাকে দ্রুত ও নির্ভরযোগ্য সেবা প্রদান নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে।

আপনার ব্যবসার সাফল্যের জন্য পয়েন্ট অফ সেল সার্ভিস একটি অপরিহার্য হাতিয়ার—সুতরাং বিবেচনা করুন, নির্বাচন করুন এবং আপনার ব্যবসাকে আরও শক্তিশালী ও আধুনিক করুন।